Cómo numerar las facturas correctamente: errores comunes y ejemplos prácticos

Que tus facturas estén pluscuamperfectas es algo a lo que has de aspirar no porque seas perfeccionista y te encante que todo esté lo mejor posible… Bueno, eso también. Pero no vamos a negar que el interés que seguro que te mueve es otro: evitar problemas con Hacienda. Y, por eso mismo, en este artículo vamos a explicarte cómo numerar facturas para que no te caiga ninguna sorpresa inesperada.

Al fin y al cabo, numerar correctamente tus facturas no solo te ayudará a estar al día con el fisco pertinente, sino que te asegurará otros beneficios muy a tener en cuenta como cumplir con tus obligaciones contables (si eres autónomo, tu correlación de facturas es tu libro de registro) o mantener al día la facturación de tu negocio, sea este de la naturaleza que sea.

¿Quién no desea tener su facturación tan perfecta que Hacienda no pueda decirle ni mu? Sigue leyendo… Porque te lo explicamos todo al respecto de cómo numerar facturas. Una tarea en la que, por cierto, siempre te será de mucha ayuda un buen software de facturación.

¿Qué es el número de factura y por qué es importante?

El número de factura es un identificador único que se asigna a cada factura emitida. Debe seguir una numeración secuencial y lógica, sin saltos ni repeticiones, para garantizar el correcto orden de los documentos.

Este número es fundamental porque facilita el control contable, ayuda a evitar fraudes y es un requisito obligatorio según la normativa fiscal. Además, permite a las empresas, autónomos y a Hacienda rastrear fácilmente las operaciones comerciales en caso de inspecciones o auditorías.

¿Qué diferencia hay entre numeración y serie?

Antes de entrar en materia, sin embargo, hay que abordar otro concepto que a veces resulta problemático: ¿cuál es la diferencia entre serie y numeración de facturas? Hay empresas y autónomos que mezclan estos conceptos creyendo que son exactamente lo mismo… Pero no. No lo son. Y equivocarte a este respecto puede causarte problemas.

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 es el encargado de regular las obligaciones en todo lo tocante a facturas y, por lo tanto, es de vital importancia a la hora de numerar facturas y tramitar series de las mismas. En él queda fijado que hay casos concretos en los que expedir una serie independiente de facturas es totalmente obligatorio. Otros casos son opciones, de hecho, por eso siempre es recomendable chequear esta obligatoriedad antes de elegir un método u otro.

¿Cuáles son los casos de factura que han de tener su propia serie? Las facturas rectificativas, las completas y las simplificadas han de tener su propia serie. Y, en el caso de que seas un autónomo que factura en diferentes actividades económicas, cada una de estas actividades deberán facturarse con una serie diferente.

Sí, lo sabemos: esto de las series es una complicación extra para tu facturación. Pero, oye, mucha mayor complicación sería tener problemas con Hacienda, ¿no te parece?

Cómo numerar facturas

Es posible que creas que, puesto que son tus facturas, puedes numerarlas como quieras, pero esto no es exactamente así: con el fin de asegurar cierta coherencia y facilitar el archivo de tus facturas y la búsqueda de las mismas, si las necesitas en un futuro, hay ciertas reglas que debes seguir a la hora de establecer la numeración. ¡Toma nota!

Reglas generales para la numeración de facturas

La numeración de facturas debe seguir una regla esencial: ser siempre correlativa y seguir un orden continuo en función de la fecha de emisión, respetando la secuencia establecida. Es decir, no puedes emitir la factura número 2 con fecha de abril y la número 3 con fecha de marzo, ya que esto rompe el orden cronológico y puede levantar sospechas en Hacienda.

Una vez entendido este principio básico, aquí tienes algunas recomendaciones prácticas para numerar tus facturas de forma correcta:

• Caracteres permitidos: puedes combinar números y letras como prefieras, siempre que mantengas un sistema claro. Por ejemplo, “F190001” podría indicar una factura (F) del año 2019 (19) y su número correlativo (0001).
• Espacios en la numeración: se permite un único espacio, pero nunca al principio de la referencia. Abusar de espacios o colocarlos incorrectamente podría generar errores en tus registros.
• Uso de símbolos: solo están aceptados el guion medio (-), el guion bajo (_), la barra (/) y el punto (.). Evita utilizar cualquier otro símbolo para no complicar la validación de tus facturas.

Cumpliendo estas pautas, no solo mantendrás un control claro de tu facturación sino que reducirás los riesgos de inspecciones o sanciones inesperadas. ¡Todo suma para llevar tu negocio de forma más segura y profesional!

Descubre todo lo que necesitas saber para crear tus facturas de manera correcta con la guía completa que encontrarás en este artículo.

Cuándo se debe emitir facturas con diferente serie

Si debes establecer una diferenciación clara entre tipos de operaciones, tendrás que emitir facturas con diferente serie; por ejemplo, si realizas actividades en distintos establecimientos o delegaciones, deberás asignar una serie distinta a cada ubicación. También es obligatorio usar series diferentes para las facturas rectificativas, separándolas de las facturas ordinarias.

Además, si se emplean diferentes monedas, idiomas o sistemas de facturación, también conviene establecer nuevas series para facilitar la trazabilidad y el control fiscal. Esta organización ayuda a mantener un orden contable más claro y evita problemas ante una posible inspección de Hacienda.

Errores comunes en la numeración de facturas y cómo evitarlos

Los errores más habituales en la numeración de facturas son la falta de correlatividad, el uso incorrecto de caracteres o dejar espacios indebidos. Estos fallos pueden generar inconsistencias en tu contabilidad y alertar a Hacienda. Para evitarlos, es importante seguir un orden numérico estricto, utilizar formatos claros y revisar cada factura antes de emitirla. 

Uno de los errores más graves que puedes cometer es emitir facturas con números duplicados, ya que se rompe la secuencia obligatoria y puede acarrear inspecciones o sanciones de Hacienda.

Lo mismo ocurre en el caso de que se produzcan saltos en la numeración de facturas, es decir, falta de continuidad en el orden de emisión, que también pueden levantar sospechas ante Hacienda y derivar en requerimientos o sanciones. 

Para evitar cualquiera de los dos, lo mejor es utilizar un programa de facturación que genere automáticamente la numeración, garantizando que cada factura sea única y correlativa. Además, un programa permite llevar un control y minimizar fallos humanos en la gestión diaria.

Recuerda que, una vez emitida, la numeración de una factura no se puede modificar ni eliminar. Cambiar o borrar números puede considerarse una infracción grave ante Hacienda, ya que compromete la trazabilidad y la integridad de la facturación.

Si detectas un error en una factura ya emitida, la única forma válida de corregirlo es mediante una factura rectificativa, que anula o modifica los datos incorrectos de la factura original, garantizando el cumplimiento legal.

Holded puede ayudarte a evitar inspecciones y posibles sanciones de Hacienda, garantizando una correcta numeración y gestión en todas tus facturas.

Ejemplos prácticos de numeración de facturas

Ya sabes que la numeración de las facturas debe ser siempre correlativa y coherente. Un ejemplo sencillo sería: F2024001, F2024002, F2024003, donde “F” identifica el tipo de documento (factura), “2024” el año y los últimos números el orden correlativo.

En el caso de usar series diferentes, como para facturas rectificativas o distintas actividades, podrías emplear numeraciones como R2024001 para facturas rectificativas o A2024001 y B2024001 para distintas líneas de negocio.

Utilizar un programa de facturación como Holded te ayuda a gestionar automáticamente estas series, evitando errores y asegurando el cumplimiento fiscal.

Ejemplo de numeración simple para autónomos

Un autónomo que emite facturas de forma sencilla puede utilizar una numeración como esta: 001/2024, 002/2024, 003/2024, donde los números siguen un orden correlativo y el año aparece separado por una barra. Este formato es fácil de llevar y cumple con los requisitos de Hacienda.

Ejemplo de numeración con series por tipo de cliente o servicio

Si ofreces distintos servicios o trabajas con diferentes tipos de clientes también puedes organizar tu facturación por series para facilitar la gestión. Por ejemplo:

• SER-EMP-001/2024 para facturas dirigidas a empresas.
  
• SER-PART-001/2024 para facturas emitidas a particulares.
  
• SER-ASES-001/2024 para servicios de asesoría.

Cada serie tiene su propia numeración correlativa, lo que facilita la trazabilidad y el control contable.

Ejemplo de numeración en facturación electrónica

En la facturación electrónica, es aún más sencillo seguir una numeración correlativa y única, ya que el software que utilices se encargará de hacerlo de forma automática. Un ejemplo de numeración podría ser:

• FE-2024-0001
  
• FE-2024-0002
  
• FE-2024-0003, y así sucesivamente.

Aquí, “FE” identifica que se trata de una Factura Electrónica, “2024” indica el año de emisión y el número de cuatro dígitos sigue una serie consecutiva.