Cómo hacer de la nota de gastos un proceso más eficiente

Las dietas de empresa son, en algunos casos, un elemento relevante en el control de ingresos y gastos de una organización. La nota de gastos es un documento pensado para registrar estos costes, por lo que es necesario conocer en qué consiste, para qué sirve y cómo gestionarla adecuadamente, así como su incidencia en la declaración trimestral del IVA en una sociedad.

¿Qué es una nota de gastos y para qué sirve?

La nota de gastos es el documento donde se reflejan los pagos a los que han hecho frente los empleados de una organización en nombre de la misma y que debe presentarse a la empresa para su justificación. Se trata de un registro que debe contemplar una serie de datos dependiendo de las exigencias de cada sociedad, tales como fechas, importes, conceptos y proveedores, entre otros.

También llamada hoja de gastos, su función principal es contabilizar dichos pagos y, sobre todo, realizar el correspondiente reembolso a la persona que la aporta. Como es lógico, se trata de un proceso sujeto a normativas fiscales, lo que supone que su gestión debe ser organizada y rigurosa, además de quedar debidamente documentada en la contabilidad de la empresa.

Tipos de gastos más habituales

Aunque en la nota de gastos puedes encontrar todo tipo de pagos que tengan que ver con la actividad profesional de tus empleados fuera de la organización -siempre que sean estrictamente necesarios y estén justificados-, hay ciertos gastos “recurrentes”, es decir, que aparecen con mayor frecuencia por tratarse de transacciones más comunes entre trabajadores:

• Alojamiento, siempre que la persona se desplace a más de 50 km de su vivienda o el traslado tenga una duración superior a 90 minutos en transporte público.
• Comida, únicamente cuando esta tenga lugar a lo largo de la jornada de trabajo.
• Teletrabajo, donde se contemplan todo tipo de equipos, materiales y herramientas necesarios para el desempeño profesional, así como la conexión a Internet y otras tecnologías relacionadas.
• Transporte, incluyendo billetes de transporte público, kilometraje, peajes o el carburante en vehículos propios.

¿Cómo se hace una nota de gastos?

El proceso a seguir para una gestión adecuada de las notas de gastos, tanto por parte de los empleados, como por parte de la organización, está compuesto de tres pasos esenciales: mientras que el primero de ellos depende exclusivamente del trabajador, debes tener en cuenta que la responsabilidad de las siguientes fases recae por completo sobre la empresa:

• Redacción de la nota, que debe incorporar todos los datos solicitados por la empresa, así como los tiques o las facturas que justifican el gasto.
• Supervisión de la nota: comprueba que la anotación de los costes es correcta, que éstos son susceptibles de ser reembolsados y, por supuesto, que se ajustan a transacciones reales.
• Registro de la nota: tras haber certificado las cuestiones anteriores, debes incluir la nota en los sistemas contables de tu organización y dar el visto bueno para que se reembolse al empleado.

Inconvenientes en la gestión de notas de gastos

La gestión de hojas de gastos conlleva ciertos inconvenientes relativamente frecuentes, ya que se trata de un proceso en el que participan diversos agentes y que, por tanto, se presta a interpretaciones y errores. No obstante, se trata de problemas perfectamente conocidos y que, gracias a la generalización de la tecnología, cada vez son menos comunes.

En primer lugar, las notas de gasto constituyen una tarea que, por sí misma, no genera ningún tipo de beneficio al negocio, tanto por la gestión que conllevan como por el tiempo de jornada de trabajo que invierten los propios trabajadores en su creación que, por poco que sea, no deja de ser un tiempo improductivo.

Además, los intentos de fraude son bastante habituales, por lo que, además de los recursos invertidos en el propio registro, es necesario trabajar en su control para asegurar que son correctas y, sobre todo, pertinentes.

Por otro lado, pese a que realizarlas de forma correcta es conveniente para el empleado, se trata de una actividad a la que, en muchas ocasiones, se dedica un tiempo y esfuerzo insuficientes, con los consiguientes errores que esto conlleva. 

Finalmente, es necesario asegurar la accesibilidad de los documentos, algo que en la era tecnológica no debe constituir un problema (especialmente si usas un software como Holded) pero que sí puede conllevar inconvenientes en negocios no digitalizados.

Cómo contabilizar una nota de gastos

Contabilizar adecuadamente las notas de gastos, además de cumplir con la normativa vigente, beneficia tanto a la empresa como a la persona trabajadora. La contabilización implica 3 pasos:

1. Introducir el coste en el libro de contabilidad de la empresa.
2. Realizar los correspondientes cargos en cuenta.
3. Reembolsar la cantidad reflejada a la persona que ha adelantado el gasto.

Además, hay otro aspecto que no debes obviar en la administración de las notas de gasto: en caso de que el IVA correspondiente a los costes pueda deducirse en la liquidación trimestral del impuesto, los importes deben quedar correctamente registrados a estos efectos.

El IVA en las notas de gastos

Ahora bien, no podemos obviar que la deducción del IVA en la nota de gastos presenta ciertas consideraciones relevantes, ya que no siempre es posible desgravar en su totalidad los costes reflejados en el documento. Por ejemplo, los gastos de alojamiento no permiten la recuperación del impuesto en ningún caso.

En cambio, en el lado opuesto encontramos una de las dietas más comunes entre los empleados: las comidas durante la jornada laboral o las comidas de negocios, en cuyo caso el IVA sí es deducible al completo, siempre que el registro de la nota de gastos sea correcto, reflejando el nombre de la empresa y el importe abonado por los empleados.

Por último, en cuanto al IVA de los gastos relacionados con el desplazamiento no existe el todo o nada: cuando se trate de un vehículo comercial, se podrá deducir el 100% del impuesto sobre el carburante, mientras que en los vehículos particulares, el IVA del carburante es deducible en un 50%. Ni el kilometraje registrado en viajes de trabajo ni los gastos en transporte público se consideran gastos deducibles en una nota de gastos.

Recomendaciones en la gestión de la hoja de gastos

Aunque cada organización debe establecer sus propios procesos en la creación y gestión de este tipo de documentos, te dejamos algunos consejos que pueden facilitar y, sobre todo, hacer más eficiente la gestión de la nota, tratando de eliminar o, al menos, reducir los riesgos e inconvenientes que ya hemos mencionado.

La primera es crear un protocolo unificado, tanto para la realización de la nota como para su contabilización por parte de la empresa: en este proceso deben quedar claros aspectos como los límites de gasto, la exigencia de rigor a la hora de registrar los datos y, por supuesto, la justificación de cada uno de los gastos incluidos.

Por otra parte, cada vez está más extendido y es muy recomendable apostar por la digitalización de la hoja olvidando las tablas de datos simples, que resultan obsoletas y cuyas funcionalidades se quedan cortas e implementando un software de gestión y contabilidad que incluya este recurso para hacer más eficiente su gestión

Ejemplo de notas de gastos

Existe un sinfín de posibilidades a la hora de redactar una nota de gastos, pero lo más común es recurrir a plantillas que contemplan de forma estructurada cada uno de los datos. A continuación, te dejamos un ejemplo simple para que puedas observar qué datos se deben incluir sí o sí:

• Fecha: 09 de abril de 2025.
• Tipo de gasto: comida en desplazamiento de trabajo.
• Importe: 62,75 €.
• Categoría: alimentación.
• Documentos: incluir factura de la comida a nombre de la empresa.
• Justificación: breve explicación de los motivos por los que se ha efectuado el gasto.

Ventajas de digitalizar la nota de gastos

Ya lo hemos comentado anteriormente: la digitalización de la nota de gastos es una cuestión básica en la transformación tecnológica de las empresas y no supone un gran esfuerzo, ya que los principales softwares de gestión suelen incluir esta funcionalidad, de forma que facilitan que la creación de este documento sea más eficiente, sencilla y accesible, además de reducir las posibilidades de fraude o pérdida documental.

Holded te ofrece la oportunidad de mejorar todos los procesos contables de tu negocio, entre los que se encuentran la creación y la gestión de notas de gasto: podrás consultar tus estados financieros en tiempo real, calcular los impuestos por pagar y automatizar la presentación de algunos modelos.